결재나 외부 발송 직전에는 ‘최종본’이라는 파일명보다 실제 내용이 더 중요합니다. 특히 문단이 다음 쪽으로 밀리거나 표·이미지가 바뀐 PDF는 한 장씩 넘겨도 빠뜨리기 쉽습니다. Acrobat Pro의 파일 비교는 이전 파일과 새 파일의 차이를 별도 결과 문서로 보여 줍니다. 이 글은 두 파일 중 무엇이 기준본인지 명확히 한 뒤, 필요한 변경만 검토하는 방법을 다룹니다.
먼저 확인할 대상과 전제
이 방법은 Acrobat Pro의 파일 비교 기능을 기준으로 합니다. Adobe 공식 안내는 Acrobat 2017과 Acrobat 2020에도 적용된다고 밝히지만, 화면 배치와 명칭은 제품 경험에 따라 달라질 수 있습니다. Acrobat에서 두 PDF를 열 수 있어야 하며, 비교 결과는 원본을 덮어쓰는 방식이 아니라 새 결과 문서로 표시됩니다.
- 이전 파일: 승인되었거나 배포 기준으로 삼을 PDF
- 새 파일: 수정 후 전달받았거나 발송 후보인 PDF
- 검토 목적: 문구만 확인할지, 서식·배경·주석까지 확인할지
민감한 인사·계약·고객 자료라면 조직의 저장 위치와 접근 권한 규칙을 먼저 따르세요. 이는 Acrobat 기능의 보안 보장이 아니라, 원본과 비교 결과를 불필요하게 넓게 공유하지 않기 위한 업무상 권고입니다.
비교 전에 파일 역할을 고정하기
가장 흔한 오류는 더 새 파일을 ‘이전 파일’ 칸에 넣는 일입니다. 비교를 시작하기 전 파일명, 작성일, 승인 상태를 보고 역할을 적어 둡니다. 파일명만 보고 판단하기 어렵다면 첫 페이지의 발행일·버전 표기와 마지막 페이지의 부록 유무를 함께 확인합니다. 비교 화면에서는 두 파일의 위치를 서로 바꿀 수 있지만, 검토 기준을 먼저 정하면 결과를 읽는 방향이 흔들리지 않습니다.
| 구분 | 파일명 예시 | 역할 | 검토 기준 |
|---|---|---|---|
| 기준본 | 거래처안내_v03_승인.pdf | 이전 파일 | 이미 승인된 문구와 구성 |
| 후보본 | 거래처안내_v04_수정.pdf | 새 파일 | 발송 전 확인할 수정 내용 |
| 목적 | 연락처와 일정 수정 확인 | 텍스트 중심 | 로고·배경 차이는 우선 제외 |
이 예시에서 v04를 이전 파일로 넣으면, 변경이 어느 방향으로 일어났는지 설명할 때 혼선이 생깁니다. 비교 결과는 차이를 찾는 도구이므로, ‘삭제되면 안 되는 문구가 남아 있는가’ 같은 최종 판단은 기준본과 업무 요구사항을 함께 보고 내려야 합니다.
파일 비교 실행 순서
- Acrobat에서 비교할 두 PDF를 엽니다.
- 모든 도구 창에서 파일 비교를 선택합니다.
- 이전 파일과 새 파일을 각각 지정합니다. 잘못 골랐다면 파일 변경으로 바꾸고, 두 파일의 위치가 반대라면 전환 아이콘을 사용합니다.
- 그래픽 요소 차이를 우선 보지 않을 때만 텍스트만 비교를 선택합니다.
- 비교를 선택해 결과 문서를 엽니다.
텍스트만 비교는 그래픽 요소의 차이를 무시하려는 경우에 맞습니다. 따라서 로고 교체, 도장 이미지, 도면 선, 표 배경처럼 시각 요소 자체가 승인 대상이면 이 옵션을 켜지 않는 편이 낫습니다. 반대로 매 페이지에 같은 배경 이미지가 있어 문구 검토에 방해가 되는 안내문이라면, 텍스트 중심 검토라는 목적을 분명히 한 뒤 선택할 수 있습니다.
문서 성격에 맞게 비교 설정 고르기
설정에서는 비교 페이지 범위를 제한하고 문서 유형을 정할 수 있습니다. Adobe는 내용이 쪽을 넘어서 재배치될 수 있는 보고서·스프레드시트·잡지형 레이아웃에는 연속된 본문 비교를, 각 쪽이 독립적인 발표 자료에는 프레젠테이션 방식을 안내합니다. 스캔본·도면·일러스트는 페이지 이미지를 바탕으로 비교하는 유형이 적합합니다.
| 문서 상황 | 설정의 출발점 | 이유 |
|---|---|---|
| 문단 추가로 뒤쪽 쪽수가 바뀐 보고서 | 보고서·스프레드시트·잡지 레이아웃 | 내용을 처음부터 끝까지 이어진 본문으로 비교 |
| 각 쪽이 독립적인 발표용 자료 | 프레젠테이션 | 비슷한 쪽을 대응해 비교하고 이동한 쪽도 식별 |
| 스캔 계약서 또는 도면 | 스캔 문서·도면·일러스트 | 각 스캔 페이지의 이미지를 비교 |
예를 들어 1~3쪽 표지만 수정했는지 확인할 때는 이전 파일과 새 파일의 페이지 번호 범위를 1~3으로 제한할 수 있습니다. 다만 전체 발송본의 누락 여부까지 확인해야 한다면 일부 범위 결과만으로 전체가 같다고 판단하지 않습니다.
결과 문서를 읽는 순서
결과 문서 첫 페이지에는 비교 시각, 비교 파일 정보, 전체 변경 수와 변경 분포 등의 요약이 나타납니다. 먼저 첫 번째 변경으로 이동을 선택하고, 변경을 한 건씩 검토합니다. 나란히 보기에서는 이전 파일이 왼쪽, 새 파일이 오른쪽에 표시되며 연결된 강조 영역으로 대응 위치를 볼 수 있습니다. 강조 영역이나 내용을 선택하면 해당 변경의 세부 내용을 확인할 수 있습니다.
검토 기록을 남기는 간단한 기준
- 의도한 변경: 요청서나 수정 지시와 일치하는지 확인
- 의도하지 않은 변경: 원인 확인이 끝날 때까지 발송 후보에서 제외
- 판단 보류: 담당자에게 페이지와 변경 위치를 전달해 확인 요청
한 장씩 보고 싶다면 도구 모음의 이전 파일 또는 새 파일 보기를 사용합니다. 목록으로 훑을 때는 주석 패널에서 현재 결과에 표시되는 변경 목록을 확인할 수 있습니다. 이 순서는 변경을 발견하는 단계이며, 변경이 적다고 해서 내용의 승인 적합성이 자동으로 보장되는 것은 아닙니다.
주석·서식 차이가 안 보일 때의 복구
결과에 기대한 차이가 없으면 먼저 파일 역할과 페이지 범위가 맞는지 다시 확인합니다. 다음으로 필터 메뉴를 봅니다. Adobe 안내에 따르면 주석, 서식, 배경 차이는 기본적으로 꺼져 있을 수 있으므로, 그 요소까지 검토 대상이면 필터에서 표시하도록 선택해야 합니다. 반대로 배경 차이가 너무 많아 문구 검토가 어려우면 해당 요소를 잠시 제외하고 텍스트 변경을 먼저 처리합니다.
스캔본의 글자 수정과 도면 선 변경이 함께 있는 경우에는 스캔 문서 유형을 선택합니다. 이 유형에서는 텍스트와 그래픽을 별도로 비교한 뒤 결과를 합칩니다. 기대와 다른 대응이 계속되면 자동 감지에만 의존하지 말고 문서 형태에 맞는 유형으로 바꿔 다시 비교하고, 같은 범위에서 결과가 달라졌는지 확인합니다.
완료 후 저장과 전달 체크리스트
검토가 끝나면 비교 결과는 별도 파일로 저장합니다. Windows에서는 햄버거 메뉴, macOS에서는 파일 메뉴에서 저장할 수 있습니다. 원본 두 개와 결과 파일의 이름을 구분해 보관하면 나중에 검토 근거를 추적하기 쉽습니다.
- 공식 기능 확인: 이전 파일과 새 파일이 각각 올바른지 확인했다.
- 공식 기능 확인: 문서 성격에 맞는 비교 유형과 페이지 범위를 선택했다.
- 공식 기능 확인: 필요한 경우 필터에서 주석·서식·배경 차이를 표시했다.
- 업무상 권고: 의도하지 않은 변경은 원인을 확인하기 전 발송하지 않는다.
- 업무상 권고: 기준본, 후보본, 비교 결과를 구별되는 이름으로 보관한다.
이렇게 하면 PDF를 눈으로만 대조하는 시간을 줄이면서도, 무엇을 비교했고 어떤 차이를 검토했는지 남길 수 있습니다.
참고 자료와 확인 기준
자료 확인일: 2026-11-06. 메뉴와 기능 범위는 버전에 따라 달라질 수 있습니다. 본문의 업무 상황과 파일명은 설명을 위한 작성 예시이며, 조직의 보안·배포 기준을 우선하세요.